Les dépenses

Le fonctionnement et les investissements

La comptabilité publique est différente de la comptabilité des entreprises. La comptabilité d’un établissement, donc des enseignements technologiques et professionnels, se fait sur deux sections : la section fonctionnement (le J1 pour le technologique), pour les dépenses de moins de xxxx Euros hors taxes ou plus dans le cas de fournitures fongibles, et la section en capital, pour les dépenses d’investissements de plus de xxxx € HT, non fongibles (entrées à l’inventaire permanent).
Le budget établi pour l’année civile est présenté au CA en décembre ou janvier, et donne lieu, avant le mois de mars de l’année suivante, à un compte financier présenté au CA, qui n’est autre que le bilan réel des recettes et dépenses de l’année écoulée.

Types de dépenses

L’engagement d’une dépense dans les sections technologiques d’un établissement peut s’effectuer de trois manières différentes :

La dépense sur ordonnancement

D’une manière générale, toute dépense fait l’objet :

  • D’une commande, signée par le gestionnaire, qui atteste de la disponibilité des fonds, et de l’ordonnateur, bien souvent uniquement pour certaines dépenses réservées. La commande est une opération administrative d’engagement juridique obligatoire. Les commandes sont envoyées aux fournisseurs du 1er janvier, début de l’exercice, au 30 novembre, date marquant la limite fixée par les règlements de la comptabilité publique pour les engagements (la fin de l’exercice étant au 31 décembre, il reste deux mois aux fournisseurs pour effectuer les livraisons).
  • D’une liquidation de la dépense, constatant la réalité de la dette et son montant exact : constatation de la livraison, de la conformité du produit par rapport à la commande, de son installation et fonctionnement s’il y a lieu, de la facturation.
  • D’un mandatement qui est l’ordre de payer par virement administratif (ou chèque). Un même ordre de mandatement permet à l’Agent Comptable-Gestionnaire de payer en une opération plusieurs fournisseurs différents. Le délai allant de la date de livraison-facturation à celle du crédit du compte d’un fournisseur représente habituellement 30 jours. Une entente avec l’Agent Comptable-Gestionnaire, pour effectuer un règlement par chèque ou un mandatement rapide, permet parfois de négocier auprès du fournisseur un escompte de 2% environ.

La dépense au comptant, dite “avant ordonnancement”

Pour certaines petites dépenses qui doivent être engagées rapidement (opportunité..) ou au comptant (commerce de proximité..), il est possible de déroger à la règle de la commande préalable d’engagement de la dépense et de paiement différé par mandatement. Dans ce cas, soit le gestionnaire émet un chèque du montant connu de l’achat pour son retrait immédiat, soit le DDFPT engage cette dépense sur la régie d’avance (circulaire 88-079) qui lui est accordée par le gestionnaire pour des petits achats de proximité (avance limitée au maximum à 1/6 des dépenses annuelles prévisibles sur avances et 2000 F maximum par opération).

Les Marchés Publics, Les centrales d’achat

Un marché est un contrat écrit, passé selon les conventions du code des marchés publics, dont le but est d’assurer la concurrence en veillant au respect des principes fondamentaux de l’égalité des citoyens, de la liberté du commerce et du droit des contrats (CMP Art. 250 ; RLR 353-3, 352-3, 352-4). Le code des marchés publics a été profondément modifié par les décrets 92-1310 du 15 décembre 1992 (simplification du code des marchés), et le 93-733 du 27 mars 1993 (transparence des procédures).

Le code des marchés publics repose sur la notion « d’opération », c’est à dire de l’objet global auquel est destiné une enveloppe financière. Dans le cas de subventions spécifiques reçues par l’établissement, leur destination est souvent précisée sans ambiguïté. Qu’il s’agisse de travaux de type immobilier (rénovation, mise en sécurité électrique de salles spécialisées…), de fournitures ou équipements (achat de machines-outils, de mobilier…), ou de services, les seuils suivants s’appliquent :
  • En deçà de xxxxx € TTC de fournitures, services ou travaux, cumulant différentes opérations, appréciées en additionnant chez un même fournisseur, soit toutes les commandes de l’année civile passée, soit les commandes prévisibles de l’année civile en cours, le marché n’est pas obligatoire. Les approvisionnements habituels du DDFPT entrent dans cette catégorie. Il est néanmoins conseillé de passer un marché dans les cas d’équipements importants (équipement d’un atelier comprenant un ou plusieurs fournisseurs). Il est, bien sur, interdit de fractionner artificiellement un marché, à seule fin de s’affranchir de ce seuil réglementaire !
  • De xxxxx € à xxxxx € TTC, appréciés sur l’ensemble d’une opération, qu’il y ait un ou plusieurs lots (livraisons) ou fournisseurs, et quelle qu’en soit la durée, il est obligatoire de passer un marché négocié, avec ou sans appel à la concurrence.
  • Au-delà de xxxxx € TTC, il est obligatoire de passer un marché avec appel d’offres ouvert ou restreint.

La passation d’un marché public est une opération lourde et complexe qui nécessite, pour le moins, de très bonnes compétences en la matière et une bonne entente entre tous les membres de l’équipe de direction. Elle est donc rarement à la portée d’un établissement scolaire. En matière d’équipement, l’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP, champ d’action voir circulaire n° 3216/56 du 20/3/1987 ; RLR 355-0) et CAMIF Collectivités sont habilités à passer des marchés pour le compte d’un acheteur public, tel un lycée (circulaire 3216/56 du 20-3-1987 ; RLR 355-0). Pour ce qui est des travaux délégués à l’établissement, la Direction Départementale de l’Equipement (DDE) peut être prise comme Maître d’Œuvre.

La dépense sur ordonnancement

La collecte des besoin

Le rôle de l’Assistant au DDFPT est primordial dans la collecte auprès de professeurs techniques des besoins en approvisionnement. Une fiche de demande d’approvisionnement, remplie par le demandeur (coordonnateur d’un secteur, par exemple), est remise à l’Assistant en vue de la consultation des fournisseurs (voir exemple en annexe). Celle-ci précise : la date, le nom du demandeur, la salle et/ou le secteur pour lequel l’approvisionnement a lieu, la quantité, la désignation, les références normalisées s’il y a lieu, le fournisseur s’il est prédéfini et les observations éventuelles (degré d’urgence…). Dans la mesure du possible, l’Assistant ou le DDFPT aura défini au préalable (en début d’année scolaire) des dates limites de collecte des besoins d’approvisionnement, de telle manière de permettre un regroupement des différentes demandes chez un même fournisseur et à faire jouer la concurrence.

La consultation des fournisseurs

Les consultations sont effectuées, par téléphone, courrier ou télécopie, auprès de chaque fournisseur, qui répond sous forme d’un devis ou d’une facture pro-forma. Des relances et négociations (de ristourne ou de Taxe d’Apprentissage) sont utiles, surtout pour des commandes importantes. Mais, ne négligez jamais un fournisseur que vous avez consulté : contactez-le pour lui préciser les raisons qui vous conduisent à passer commande chez son concurrent. Il attirera peut être utilement votre attention sur un point que vous risquez de négliger (normes, qualité, garanties, etc.), ou améliorera ses conditions.
Il convient de s’assurer que les règles ci-dessous soient respectées, afin d’éviter les litiges par la suite.
  1. Les réductions commerciales consenties par le vendeur (rabais, remises ou ristournes) doivent être indiquées clairement sur le bon de commande. Les prix doivent être précisés par écrit en TTC (obligatoire ! Les mentions prix tarif- prix indicatif ou modifiables sans préavis sont illégales). Les frais d’emballage, de port et de mise en place, s’il y a lieu, doivent être clairement indiqués (en principe, les frais non précisés sur la demande sont inclus dans le prix de vente et ne sont donc pas dus après coup).
  2. Les circulaires du 14-3-1977 et du 20-10-1982 publiées au J.O. font obligation aux fournisseurs d’employer la langue française pour toute vente ou transaction de bien et de service.
  3. Les matériels proposés doivent être aux normes françaises, ou mieux, européennes.

La commande (dépense sur ordonnancement)

  1. Bon de commande de l’établissement
  1. Un logiciel de gestion-comptabilité est très utile à ce niveau pour ceux qui souhaitent préparer leurs commandes, tenir les comptes des différents secteurs, effectuer le suivi des livraisons et de la facturation, sans compter la mise à jour des stocks et l’exploitation possible des fichiers de fournisseurs (pour la TA, par exemple ! ).
  2. Demande d’équipement auprès de la Région
  3. Des demandes exceptionnelles de subvention d’équipement peuvent être effectuées spontanément auprès des services compétents de la Région, dans des cas très spécifiques (sécurité, rénovation). La plupart du temps, la Région sollicite, elle-même, les besoins en premier équipement ou renouvellement de mobilier, de matériel pédagogique et informatique. Tenez-vous régulièrement informé auprès du gestionnaire.

La livraison

  1. Délais de livraison : le décret N° 92-1156 du 13-10-1992 précise pour tout achat ou prestation de service dont le montant est supérieur à 600,00 € et dont la fourniture ou livraison n’est pas immédiate, le fournisseur devra indiquer par écrit la date limite à laquelle il s’engage à livrer le bien ou exécuter la prestation. En cas de dépassement supérieur à sept jours, le consommateur pourra dénoncer le contrat ou réclamer une indemnité (article 1610 du Code Civil). Les clauses qui limitent le droit à l’acheteur de résilier son contrat ou réclamer une indemnité en cas de retard de livraison sont illégales.
  2. Si le produit est perdu dans l’expédition, le vendeur doit vous faire parvenir une autre livraison dès que vous l’en aurez informé.
  3. Si le produit s’est cassé ou détérioré pendant le transport, vous devez le retourner dans les plus brefs délais en recommandé avec accusé réception, pour obtenir une nouvelle livraison (sauf autre accord avec le fournisseur).
  4. En cas de livraisons fractionnées, le fournisseur ne peut vous réclamer qu’une seule fois les frais de livraison.
  5. Le chef d’établissement, conseillé par le DDFPT, a la responsabilité de contrôler la conformité, aux normes et aux règlements en vigueurs, du matériel reçu.

Le règlement des litiges, les garanties

La garantie légale

La durée de garantie légale habituelle est d’un an pour la plupart des matériels. Néanmoins, par une négociation avec le représentant commercial, vous pouvez faire prolonger, de manière exceptionnelle, cette durée jusqu’à trois ans, parfois ! Pensez également à négocier les conditions de la garantie légale : dépannage sur site, prolongement de la garantie légale des pièces sans la main d’œuvre, etc. N’oubliez pas de le faire préciser sur le devis et le bon de commande.

Les vices cachés

L’article 1641 du Code Civil précise que « le vendeur est tenu de la garantie à raison des défauts cachés de la chose vendue qui la rendent impropre à l’usage auquel on la destine, ou qui diminuent tellement cet usage, que l’acheteur ne l’aurait pas acquise, ou n’en aurait donné qu’un moindre prix s’ils les avaient connus ». Cet article de loi permet d’obtenir du vendeur un remplacement ou une remise en état d’un matériel, même hors garantie légale, dans le cas où il ne remplirait pas l’usage qui en était normalement attendu.

Les recours

les recours sont possibles en cas de litiges auprès de :
  • La Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes, qui s’attaque notamment à tous les problèmes de malversations, publicités mensongères (loi dite « ROYER » du 27-12-1973 art. 44 I sur la publicité mensongère).
  • Les Tribunaux : notons que pour les tribunaux, la conclusion d’un contrat de vente correspond en principe à la date où l’acheteur envoi son règlement (Cour de Cassation 7-1-1981). Néanmoins, le bon de commande constitue le véritable point de départ du contrat concluant la vente d’un bien ou service.

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