Les inventaires permanents, la dépréciation, la désaffection et la sortie d’inventaire
Les biens dit « mobiliers » (mobilier, équipement pédagogique et général) sont « immobilisés » s’ils sont non fongibles (non consommables) et d’une valeur d’investissement supérieure au seuil d’immobilisation. Ils sont alors consignés dans l’inventaire permanent correspondant au propriétaire respectif, lycée ou région, selon le mode d’obtention, et tenus à jour par l’Agent comptable-gestionnaire.
La notion de propriétaire du bien mobilier est plus complexe qu’il peut y paraître au premier abord. En effet, le mode d’obtention du bien (acquisition sur fonds propres ou subvention régionale déléguée, ou dotation régionale), ou le mode de mise en conformité des équipements pédagogiques (prise en charge par des marchés régionaux ou effectués par le lycée sur subvention ou fonds propres), peuvent changer la nature du propriétaire, car les régions pratiquent la récupération de la TVA (ce que ne peut faire un EPLE), et par voie de conséquence ne peuvent rétrocéder les biens qu’elles financent en gestion centralisée. Le tableau, ci-dessous, vous donne un aperçu des différents cas pouvant se produire. Bon nombre de gestionnaires, de proviseurs et de collègues DDFPT, ignorent ces notions, ce qui peut les conduire à prendre des initiatives répréhensibles vis à vis de la loi (cession, destruction ou vente de biens, appartenant à la région)
L’inventaire général comprend autant de catalogues-fichiers que de catégories de matériel ou de services confiés à des fonctionnaires différents. En principe, on distingue :
- mobilier usuel
- bibliothèque
- matériel d’enseignement
- matériel d’atelier
Chacun de ces fichiers est subdivisé en sections selon la nature du bien et repérées par une lettre minuscule. Chaque bien est donc numéroté dans l’ordre chronologique d’entrée : par exemple, De 197, qui signifie matériel d’atelier (D) de mécanique générale (e) n° 197.
Chaque type de biens à sa durée de dépréciation au bout de laquelle son remplacement est normalement envisageable (RLR 363-3). La comptabilité publique ne pratique pas l’amortissement comme les entreprises industrielles ou commerciales. Cette dépréciation a uniquement pour but de conserver une trace de l’acquisition des biens au regard de la comptabilité publique et de justifier auprès de l’autorité de la nécessité d’un renouvellement, si besoin est.
L’opération de désaffectation consiste en une procédure administrative ayant pour but de permettre la sortie de l’inventaire d’un bien généralement déprécié. Le CA doit se prononcer par vote sur le bien-fondé de l’opération. Puis, les autorités de tutelle doivent entériner cette décision pour qu’elle puisse prendre son effet (Région = accusé de réception du vote du CA et Préfecture = arrêté d’application).
Une cession de matériel est possible après désaffectation, sous réserve de l’autorisation des tutelles qui peuvent vendre le bien à leur profit (via les domaines), soit :
- A titre gracieux : transfert dans un autre établissement ou don à une association, par exemple,
- A titre onéreux (vente) :
- pour destruction : à un ferrailleur ou récupérateur (penser à vérifier qu’il est agréé par les pouvoirs publics et à faire établir un certificat de destruction),
- pour réutilisation :
- en l’état : cession uniquement à un organisme agréé s’il s’agit de matériel soumis à une réglementation en matière de sécurité ou prévention des risques,
- après remise en conformité à un tiers.
Le stock, valeur du stock, variation du stock
L’Agent chef Magasinier a pour fonction de tenir à jour, sous la responsabilité de l’Agent Comptable-Gestionnaire, les entrées-sorties de matériel des stocks du magasin général. L’outil informatique est d’une aide précieuse pour cette tâche, notamment pour établir au moment du compte financier la valeur des stocks. Le DDFPT, ou son Assistant, intervient à toutes les étapes.
L’inventaire, la liste des équipements
Sans revenir sur l’inventaire permanent des équipements tenu à jour par le Gestionnaire de l’établissement, le DDFPT peut utilement constituer un inventaire de tous les équipements et matériels non fongibles, par local et par salle d’enseignement technologique. Un Système de Gestion de Base de Données (SGBD, type Access de Microsoft ou Base de LibreOffice) ou un tableur (Excel de Microsoft ou Calc de LibreOffice) permet à l’Assistance technique du DDFPT, avec l’aide de toute l’équipe enseignante, de créer et mettre à jour, à chaque nouvelle commande ou réparation, le fichier, ainsi constitué. Ceci apporte l’avantage d’un meilleur contrôle de la gestion des crédits (en ne commandant pas ce qui existe déjà ! ) et des matériels (en redistribuant dans d’autres secteurs des matériels sous utilisés), de leur maintenance (préventive, fréquence des pannes imputables à un type d’appareil ou de secteur) et pour faciliter le montage de ses dossiers de demande de subvention spécifiques ou de renouvellement de matériels.